Inisiasi adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan,
pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk
dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah kegiatan yang
bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu
selesainya (dan biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga
dibatasi oleh sumber pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang
spesifik dan unik dan pada umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan
yang bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah. Proyek selalu bersifat
sementara atau temporer dan sangat kontras dengan bisnis pada umumnya
(Operasi-Produksi, dimana Operasi-Produksi mempunyai sifat perulangan
(repetitif), dan aktifitasnya biasanya bersifat permanen atau mungkin
semi permanen untuk menghasilkan produk atau layanan (jasa/servis). Pada
prakteknya, tipe manajemen pada kedua sistem ini sering berbeda, dengan kemampuan teknis dan keputusan manajemen strategis yang spesifik.
Tantangan utama sebuah proyek adalah
mencapai sasaran-sasaran dan tujuan proyek dengan menyadari adanya
batasan-batasan yang telah dipahami sebelumnya. [3]
Pada umumnya batasan-batasan itu adalah ruang lingkup pekerjaan, waktu
pekerjaan dan anggaran pekerjaan. Dan hal ini biasanya disebut dengan
“triple constrains” atau “tiga batasan”. Dengan semakin meningkatnya
kesadaran akan harkat dan martabat individu dalam menjalankan proyek,
maka batasan ini kemudian berkembang dengan ditambahkan dengan batasan
keempat yaitu faktor keselamatan.
Tantangan selanjutnya adalah bagaimana mengoptimasikan dan
pengalokasian semua sumber daya dan mengintegrasikannya untuk mencapai
tujuan proyek yang telah ditentukan.
Sejarah
Tidak ditemukan sumber yang pasti mengenai bagaimana sejarah manajemen proyek
yang sebenarnya. Namun, bukti terhadap diimplementasikannya ilmu
manajemen proyek sudah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dapat
dibuktikan dengan adanya piramid raksasa di kota Mesir. Piramida yang
secara umum merupakan sebuah bangunan yang berfungsi sebagai makam
raja-raja dan juga sebagai sarana tempat peribadahan, merupakan bukti
yang paling menakjubkan dari penerapan ilmu manajemen proyek pada masa
lalu. Pembangunan piramid yang tidak dilakukan sembarangan membuktikan
bahwa desain dari setiap sudut bangunan diperhitungkan dengan sangat
teliti. Hampir setiap piramid dibangun dengan memperhitungkan jarak
piramid dengan matahari, karena matahari merupakan elemen terpenting
bagi kehidupan masyarakat kuno. Pembangunan piramid ini tidak mungkin
dapat terlaksana jika tidak ada orang yang melakukan perencanaan,
pengorganisasian dan menggerakkan para pekerja
serta melakukan pengontrolan dalam pembangunannya. Dan sejarah pun
mencatat bahwa bangsa Indonesia juga mempunyai catatan gemilang dalam
Manajemen Proyek, salah satunya adalah Borobudur yang dibangun pada
kurun waktu antara 760 dan 830 AD pada masa puncak kejayaan wangsa
Syailendra di Jawa Tengah.
Sebagai sebuah dispilin keilmuan,
Manajemen Proyek dikembangkan dari beberapa bidang aplikasi termasuk
didalamnya konstruksi sipil, teknik rekayasa, dan juga aktivitas di
bidang HANKAM (pertahanan-keamanan). Manajemen Proyek telah diterapkan
dari awal perabadan manusia. Di antaranya misalnya Vitruvius (1 abad
SM), Christopher Wren (1632-1723), Thomas Telford (1757-1834) dan
Isambard Kingdom Brunel (1806-1859).
Kemudian baru pada tahun 1900 an
Manajemen Proyek dengan proses sistematiknya diterapkan pada proyek
rekayasa yang kompleks. Dua tokoh yang fenomenal dari manajemen proyek.
Adalah Henry Gantt, disebut ayah dari teknik perencanaan dan kontrol,
yang terkenal dengan penggunaan tentang Gantt chart sebagai alat
manajemen proyek;. dan kemudian Henri Fayol untuk ciptaan-Nya dari 5
fungsi manajemen yang membentuk dasar dari tubuh pengetahuan yang
terkait dengan proyek dan manajemen program. Gantt dan Fayol, keduanya
adalah mahasiswa Frederick Winslow Taylor untuk memperdalam teori
manajemen ilmiah. Karyanya adalah pelopor alat manajemen proyek modern
termasuk rincian struktur kerja (WBS – Work Breakdown Structure) dan
alokasi sumber daya.
Tahun 1950 menandai awal era Manajemen
Proyek modern datang bersama-sama dengan bidang Rekayasa Teknis
(Enjinering) sebagai satu kesatuan. Manajemen proyek menjadi dikenal
sebagai suatu disiplin ilmu yang berbeda yang timbul dari disiplin ilmu
manajemen dengan model rekayasa Di Amerika Serikat. Sebelum tahun
1950-an secara garis besar, proyek dikelola dengan menggunakan Grafik
Gantt, sebagai suatu alat dan teknik informal. Pada saat itu, dua model
penjadwalan proyek dengan model matematis sedang dikembangkan. Yang
pertama adalah Metode Jalur Kritis (CPM – Critical Path Method) yang
dikembangkan pada suatu proyek sebagai usaha patungan antara DuPont
Corporation dan Remington Rand Corporation untuk mengelola proyek-proyek
pemeliharaan tanaman. Dan yang kedua adalah “Evaluasi Program dan
Tinjauan Teknik” (atau PERT – Program Evaluation and Review Technique),
dikembangkan oleh Booz Allen Hamilton sebagai bagian dari Angkatan Laut
Amerika Serikat (dalam hubungannya dengan Lockheed Corporation) dalam
pengembangan Program rudal kapal selam Polaris; Perhitungan teknik
matematis ini kemudian cepat menyebar ke perusahaan-perusahaan swasta
untuk diterapkan. Dalam waktu yang sama, model penjadwalan-proyek juga
sedang dikembangkan, teknik menghitung biaya proyek, manajemen biaya,
dan ekonomi teknik terus berkembang, dengan kepeloporannya oleh Hans
Lang dan lain-lain.
Pada tahun 1956, American Association of
Cost Engineers (AACE), yang sekarang disebut AACE Internasional;
Asosiasi Internasional untuk ahli Teknik Biaya yang pada awalnya
dibentuk oleh praktisi manajemen proyek dan spesialisasi terkait dengan
perencanaan dan penjadwalan, perkiraan biaya , dan pengenadalian jadwal
proyek (Pengendali Proyek – Project
Control). AACE terus bekerja sebagai perintis dan pada tahun 2006
pertama kali merilis proses yang terintegrasi untuk manajemen
portofolio, program dan proyek (Total Cost Management Framework). AACE
meneawarkan beberapa sertifikasi seperti CCE, PSP dan lain sebagainya.
Pada tahun 1967, International Project Management
Association (IPMA) didirikan di Eropa, sebagai sebuah federasi dari
beberapa asosiasi manajemen proyek nasional. IPMA memelihara struktur
federal hari ini dan sekarang termasuk asosiasi anggota pada setiap
benua kecuali Antartika. IPMA menawarkan Sertifikasi Tingkat Empat
program yang berdasarkan Baseline IPMA Kompetensi (ICB). ICB ini
mencakup kompetensi teknis, kompetensi kontekstual, dan kompetensi perilaku.
Pada tahun 1969, Project Management
Institute (PMI) dibentuk di Amerika Serikat.PMI menerbitkan buku Panduan
yang sering disebut dengan PMBOK Guide (Project Management Body of
Knowledge Guide), yang menggambarkan praktek manajemen proyek yang umum
untuk “hampir semua proyek dan hampir semua waktu”. PMI juga menawarkan
beberapa sertifikasi seperti PMP, CAMP dan lain sebagainya.
Di Indonesia sendiri Manajemen Proyek
berkembang pada era tahun 1970-1990 an diawali dengan semakin banyaknya
berkembang proyek-proyek infrastruktur yang banyak memerlukan
profesional di bidang Manajemen Proyek. Salah satunya yang berdiri
pertama kali adalah Project Management Institut Chapter Jakarta (yan
sekarang disebut PMI – Indonesia). PMI Indonesia didirikan pada tahun
1996 dan merupakan organisasi yang didedikasikan untuk meningkatkan,
konsolidasi dan penyaluran manajemen proyek Indonesia dan bekerja untuk
pengembangan pengetahuan dan keahlian untuk kepentingan semua
stakeholder. Organisasi ini adalah salah satu cabang dari Project
Management Institute (PMI), sebuah organisasi, nirlaba profesional di
seluruh dunia terkemuka.
Dan pada tanggal 16 Juli 1999
didirikanlah Ikatan Ahli Manajemen Proyek Indonesia (IAMPI) yang
merupakan asosiasi dari para Ahli Manajemen Proyek Indonesia dan
didirikan di Jakarta, sebagai salah satu asosiasi profesi anggota LPKJ.
Lembaga IAMPI ini juga menawarakan sertifikasi yang betaraf nasional di
Indonesia.
Dan terakhir adalah lembaga ITAPPI
(Ikatan Tenaga Ahli Pengendali Proyek Indonesia) yang didirikan pada
tahun 2008 dan merupakan organisasi profesional dengan bidang pengendali
proyek (Project Control). lain hal nya dengan yanglain ketika itu,,,,
Proses
Pendekatan mengenai tahapan proyek
secara umum adalah mengidentifikasi urutan langkah yang harus
diselesaikan. Dalam “pendekatan tradisional” ini, lima komponen
perkembangan proyek dapat dibedakan (empat tahap ditambah kontrol) dan
ditambah lagi tahapan penyelesaian proyek, yang dapat juga dapat disebut
“Siklus Kehidupan Proyek” (Project Life Cycle). Secara umum, siklus
hidup proyek merupakan suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan
bagaimana sebuah proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak
proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai.
Terdapat lima tahap kegiatan utama yang dilakukan dalam siklus hidup
proyek yaitu :
-
inisiasi;
-
perencanaan dan desain;
-
pelaksanaan dan konstruksi;
-
pemantauan dan sistem pengendalian;
-
penyelesaian.
Tahap Inisiasi
Tahap inisiasi proyek merupakan tahap
awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan.
Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi.
Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga
didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih
sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan
sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah
solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk.
Tahap Perencanaan dan Desain
Ketika ruang lingkup proyek telah
ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai
memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan
disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama
kegiatan proyek berlangsung. Adapun aktivitas yang akan dilakukan pada
tahap ini adalah membuat dokumentasi project plan, resource plan,
financial plan, risk plan, acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract supplier dan perform phare review.
Tahap Eksekusi (Pelaksanaan proyek dan/atau Konstruksi)
Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek
siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap
ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh
aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi.
Tahap Pemantaun dan sistem Pengendalian
Sementara kegiatan pengembangan
berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan
mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.
Tahap Penutupan
Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas
proyek. Pada tahap ini, hasil akhir proyek (deliverables project)
beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan
supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada
semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai
dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu
melakukan post implementation review untuk mengetahui tingkat
keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama
kegiatan proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa
yang akan dating. Organisasi Proyek Tahapan ini merupakan tahapan
sebuah proyek sebelum kemudian ditutup (penyelesaian). Namun tidak semua
proyek akan melalui setiap tahap, artinya proyek dapat dihentikan
sebelum mereka mencapai penyelesaian. Beberapa proyek tidak mengikuti
perencanaan terstruktur dan / atau proses pemantauan. Beberapa proyek
akan melalui langkah 2, 3 dan 4 beberapa kali.
Banyak industri menggunakan variasi pada tahap-tahapan proyek ini. Sebagai contoh, ketika bekerja pada sebuah perencanaan desain dan konstruksi, proyek biasanya akan melalui tahapan dengan nama yang berbeda-beda seperti pada tahapan Perencanaan dengan nama: Pra-Perencanaan, Desain Konseptual, Desain Skema, Pengembangan Desain, Gambar Konstruksi (atau Dokumen Kontrak), dan/atau Administrasi Konstruksi.
Banyak industri menggunakan variasi pada tahap-tahapan proyek ini. Sebagai contoh, ketika bekerja pada sebuah perencanaan desain dan konstruksi, proyek biasanya akan melalui tahapan dengan nama yang berbeda-beda seperti pada tahapan Perencanaan dengan nama: Pra-Perencanaan, Desain Konseptual, Desain Skema, Pengembangan Desain, Gambar Konstruksi (atau Dokumen Kontrak), dan/atau Administrasi Konstruksi.
Manajemen Proyek Konstruksi
Proyek konstruksi adalah suatu rangkaian
kegiatan yang sifatnya hanya dilakukan satu kali. Pada umumnya proyek
konstruksi memiliki jangka waktu yang pendek. Didalam rangkaian kegiatan
proyek kontstruksi tersebut, biasanya terdapat suatu proses yang
berfungsi untuk mengolah sumber daya proyek sehingga dapat menjadi suatu
hasil kegiatan yang menghasilkan sebuah bangunan. Adapun proses yang
terjadi dalam rangkaian kegiatan tersebut tentunya akan melibatkan
pihak-pihak yang terkait baik secara langsung maupun tidak langsung.
Dengan terlibatnya banyak pihak dalam sebuah proyek konstruksi maka hal
ini dapat menyebabkan potensi terjadinya konflik juga sangat besar
sehingga dapat diambil sebuah kesimpulan bahwa proyek konstruksi
sebenarnya mengandung konflik yang cukup tinggi juga.
Manajemen Konstruksi pada umumnya akan meliputi mutu fisik konstruksi, biaya dan waktu. manajemen material serta manjemen tenaga kerja.
Pada prinsipnya, dalam manajemen konstruksi, manajemen tenaga kerja
merupakan salah satu hal yang akan lebih ditekankan. Hal ini disebabkan
manajemen perencanaan hanya berperan sekitar 20% dari rencana kerja
proyek. Sisanya manajemen pelaksanaan termasuk didalamnya pengendalian
biaya dan waktu proyek. Adapun fungsi dari manajemen konstruksi yaitu :
- Sebagai Quality Control sehingga dapat menjaga kesesuaian antara perencanaan dan pelaksanaan
- Mengantisipasi terjadinya perubahan kondisi di lapangan yang tidak pasti serta mengatasi kendala terjadinya keterbatasan waktu pelaksanaan
- Memantau prestasi dan kemajuan proyek yang telah dicapai. Hal itu dilakukan dengan opname (laporan) harian, mingguan dan bulanan
- Hasil evaluasi dapat dijadikan tindakan dalam pengambilan keputusan terhadap masalah-masalah yang terjadi di lapangan
- Fungsi manajerial dari manajemen merupakan sebuah sistem informasi yang baik yang dapat digunakan untuk menganalisis performa dilapangan
Manajemen Waktu Proyek
Manajemen waktu proyek merupakan salah
satu kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek.
Manajemen waktu proyek dibutuhkan manajer proyek untuk memantau dan
mengendalikan waktu yang dihabiskan dalam menyelesaikan sebuah proyek.
Dengan menerapkan manajemen waktu proyek, seorang manajer proyek dapat
mengontrol jumlah waktu yang dibutuhkan oleh tim proyek untuk membangun
deliverables proyek sehingga memperbesar kemungkinan sebuah proyek dapat
diselesaikan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Terdapat
beberapa proses yang perlu dilakukankan seorang manajer proyek dalam
mengendalikan waktu proyek yaitu : 1. Mendefinisikan aktivitas proyek.
Merupakan sebuah proses untuk mendefinisikan setiap aktivitas yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek. 2. Urutan aktivitas proyek.
Proses ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan
hubungan antara tiap-tiap aktivitas proyek. 3. Estimasi aktivitas sumber
daya proyek. Estimasi aktivitas sumber daya proyek bertujuan untuk
melakukan estimasi terhadap penggunaan sumber daya proyek. 4. Estimasi
durasi kegiatan proyek. Proses ini diperlukan untuk menentukan berapa
lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek. 5. Membuat
jadwal proyek. Setelah seluruh aktivitas, waktu dan sumber daya proyek
terdefinisi dengan jelas, maka seorang manager
proyek akan membuat jadwal proyek. Jadwal proyek ini nantinya dapat
digunakan untu menggambarkan secara rinci mengenai seluruh aktivitas
proyek dari awal pengerjaan proyek hingga proyek diselesaikan. 6.
Mengontrol dan mengendalikan jadwal proyek. Saat kegiatan proyek mulai
berjalan, maka pengendalian dan pengontrolan jadwal proyek perlu
dilakukan. Hal ini diperlukan untuk memastikan apakah kegiatan proyek
berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan atau tidak. Setiap proses
di atas setidaknya terjadi sekali dalam setiap proyek dan dalam satu
atau lebih tahapan proyek.
Manajemen Ruang Lingkup Proyek
Salah satu kompetensi yang harus
dimiliki oleh seorang manajer proyek handal adalah kemampuan dalam
melakukan manajemen ruang lingkup proyek. Dalam hal ini, seorang manajer
proyek harus mampu memastikan bahwa seluruh aktivitas yang dilakukan
dalam proyek adalah aktivitas yang berhubungan dengan proyek dan
aktivitas tersebut telah memenuhi kebutuhan proyek. Dengan kata lain,
manajemen ruang lingkup proyek memiliki fungsi untuk mendefinisikan
serta mengendalikan aktivitas-aktivitas apa yang bisa dilakukan dan
aktivitas-aktivitas apa saja yang tidak boleh dilakukan dalam
menyelesaikan suatu proyek. Terdapat beberapa proses yang perlu
dilakukan seorang manajer proyek dalam melakukan manajemen ruang lingkup
proyek, yaitu : 1.Perencanaan ruang lingkup proyek. Pada tahap ini,
manajer proyek akan mendokumentasikan bagaimana ruang lingkup proyek
akan didefinisikan, diverifikasi, dikontrol dan menentukan bagaimana WBS
akan dibuat serta merencanakan bagaimana mengendalikan perubahan akan
ruang lingkup proyek. 2. Mendefinisikan ruang lingkup proyek. Pada tahap
ini, ruang lingkup proyek akan didefinisikan secara terperinci sebagai
landasan untuk pengambilan keputusan proyek dimasa depan. 3. Membuat
Work Breakdown Structure. WBS merupakan pembagian deliverables proyek
berdasarkan kelompok kerja. WBS dibutuhkan karena pada umumnya dalam
sebuah proyek biasanya melibatkan banyak orang dan deliverables,
sehingga sangat penting untuk mengorganisasikan pekerjaan-pekerjaan
tersebut menjadi bagian-bagian yang lebih terperinci lagi. 4. Melakukan
verifikasi ruang lingkup proyek. Tahap ini merupakan tahap dimana final
project scope statement diserahkan kepada stakeholder untuk
diverifikasi. 5. Melakukan kontrol terhadap ruang lingkup proyek. Dalam
pelaksanaan proyek, tidak jarang ruang lingkup proyek mengalami
perubahan. Untuk itu, perlu dilakukannya kontrol terhadap perubahan
ruang lingkup proyek. Perubahan yang tidak terkendali, akan
mengakibatkan meluasnya ruang lingkup proyek.
Kompetensi Yang Harus Dimiliki Seorang Manajer Proyek
Seorang manager proyek merupakan seorang
professional dalam bidang manajemen proyek. Manajer proyek memiliki
tanggung jawab untuk melakukan perencanaan, pelaksanaan dan penutupan
sebuah proyek yang biasanya berkaitan dengan bidang industri kontruksi,
arsitektur, telekomunikasi dan informasi teknologi. Untuk menghasilkan kinerja
yang baik, sebuah proyek harus dimanage dengan baik oleh manajer proyek
yang berkualitas baik serta memiliki kompetensi yang disyaratkan. Lalu
apa saja kompetensi yang dimaksud? Seorang manajer proyek yang baik
harus memiliki kompetensi yang mencakup unsur ilmu pengetahuan
(knowledge), kemampuan (skill) dan sikap (attitude). Ketiga unsur ini
merupakan salah satu faktor penting dalam menentukan keberhasilan
proyek. Sebuah proyek akan dinyatakan berhasil apabila proyek dapat
diselesaikan sesuai dengan waktu, ruang lingkup dan biaya yang telah
direncanakan. Manajer proyek merupakan individu yang paling menentukan
keberhasilan / kegalan proyek. Karena dalam hal ini manajer proyek
adalah orang yang memegang peranan penting dalam mengintegrasikan,
mengkoordinasikan semua sumber daya yang dimiliki dan bertanggung jawab
sepenuhnya atas kenberhasilan dalam pencapaian sasaran proyek. Untuk
menjadi manajer proyek yang baik, terdapat 9 ilmu yang harus dikuasai.
Adapun ke sembilan ilmu yang dimaksud antara lain :
- Manajemen Ruang Lingkup;
- Manajemen Waktu;
- Manajemen Biaya;
- Manajemen Kualitas;
- Manajemen Sumber Daya Manusia;
- Manajemen Pengadaan;
- Manajemen Komunikasi;
- Manajemen Resiko;
- Manajemen Integrasi.
Seorang manajer proyek yang baik juga
harus mempersiapkan dan melengkapi kemampuan diri sendiri yang bisa
diperoleh melalui kursus manajemen proyek. Adapun panduan referensi
standart internasional yang kerap dipergunakan dalam bidang manajemen
proyek adalam PMBOK (Project Management Body Of Knowledge). Setelah
seorang manajer proyek dirasa cukup menguasai bidang pekerjaan yang
sedang dijalani, maka disarankan untuk dapat mengambil sertifikasi
manajemen proyek. Mereka yang berhasil mendapatkan sertifikasi ini akan
memperoleh gelar PMP (Project Management Professional) dibelakang
namanya sebagai bukti dimilikinya kemampuan terkait.
Tipe Organisasi didalam Proyek
Proyek merupakan suatu kegiatan usaha
yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki keterbatasan terhadap
waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri
atas produk yang akan dihasilkan. Dengan adanya
keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah
organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang
dimiliki agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga
tujuan proyek bisa tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk
memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien,
tepat waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan. Secara umum,
terdapat 4 jenis organisasi proyek yang biasa digunakan dalam
menyelesaikan suatu proyek. Adapun jenis-jenis organisasi proyek yang
dimaksud antara lain :
1. Organisasi Proyek Fungsional
Dalam organisasi proyek fungsional,
susunan organisasi proyek dibentuk dari fungsi-fungsi yang terdapat
dalam suatu organisasi. Organisasi ini biasanya digunakan ketika suatu
bagian fungsional memiliki kepentingan yang lebih dominan dalam
penyelesaian suatu proyek. Top manajer yang berada dalam fungsi tersebut
akan diberikan wewenang untuk mengkoordinir proyek. Adapun beberapa
kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek ini antara lain proyek
dapat diselesaikan dengan struktur dasar fungsional organisasi induk,
memiliki fleksibilitas maksimum dalam penggunaan staf, adanya pembauran
berbagai jenis keahlian bagi tiap-tiap fungsi serta peningkatan terhadap
profesionalisme pada sebuah divisi fungsional. Sedangkan beberapa
kelemahan yang ditemui dalam organisasi proyek fungsional antara lain
proyek biasanya kurang fokus, terdapat kemungkinan terjadinya kesulitan
integrasi antar tiap-tiap fungsi, biasanya membutuhkan waktu yang lebih
lama serta motivasi orang-orang yang terdapat dalam organisasi menjadi
lemah.
2. Organisasi Proyek Tim Khusus
Dalam organisasi proyek tim khusus,
organisasi akan membentuk tim yang bersifat independen. Tim ini bisa
direkrut dari dalam dan luar organisasi yang akan bekerja sebagai suatu
unit yang terpisah dari organisasi induk. Seorang manajer proyek full
time akan ditunjuk dan diberi tanggung jawab untuk memimpin
tenaga-tenaga ahli yang terdapat dalam tim. Adapun beberapa kelebihan
yang terdapat dalam organisasi proyek tim khusus yakni tim akan
terbentuk dengan bagian-bagian yang lengkap dan memiliki susunan komando
tunggal sehingga tim proyek memiliki wewenang penuh atas sumber daya
yang ada untuk mencapai sasaran proyek, sangat dimungkinkan
ditanggapinya perubahan serta dapat diambil sebuah keputusan dengan
tepat dan cepat karena keputusan tersebut dibuat oleh tim dan tidak
menunda hierarki, status tim yang mandiri akan menumbuhkan identitas dan
komitmen anggotanya untuk menyelesaikan proyek dengan baik, jalur
komunikasi dan arus kegiatan menjadi lebih singkat, mempermudah
koordinasi maupun integrasi personel serta orientasi tim akan lebih kuat
kepada kepentingan penyelesaian proyek. Sedangkan beberapa kelemahan
yang ditemukan dalam organisasi proyek ini adalah biaya proyek menjadi
besar karena kurang efisien dalam membagi dan memecahkan masalah dalam
penggunaan sumber daya, terdapat kecendrungan terjadinya perpecahan
antara tim proyek dengan organisasi induk serta proses transisi anggota
tim proyek untuk kembali ke fungsi semula jika proyek telah selesai akan
terasa sulit karena telah meninggalkan departemen fungsionalnya dalam
waktu yang lama.
3. Organisasi Proyek Matriks
Organisasi proyek matriks merupakan
suatu organisasi proyek yang melekat pada divisi fungsional suatu
organisasi induk. Pada dasarnya organisasi ini merupakan penggabungan
kelebihan yang terdapat dalam organisasi fungsional dan organisasi
proyek khusus. Beberapa kelebihan yang terdapat dalam bentuk organisasi
ini yaitu manajer proyek bertanggung jawab penuh kepada proyek,
permasalahan yang terjadi dapat segera ditindaklanjuti, lebih efisien
karena menggunakan sumber daya maupun tenaga ahli yang dimiliki pada
beberapa proyek sekaligus serta para personel dapat kembali ke
organisasi induk semula apabila proyek telah selesai. Adapun beberapa
kekurangan yang terdapat dalam bentuk organisasi proyek ini antara lain
manajer proyek tidak dapat mengambil keputusan mengenai pelaksanaan
pekerjaan dan kebutuhan personel karena keputusan tersebut merupakan
wewenang dari pada departemen lain, terdapat tingkat ketergantungan yang
tinggi antara proyek dan organisasi lain pendukung proyek serta
terdapat dua jalur pelaporan bagi personel proyek karena personel proyek
berada dibahwah komando pimpinan
proyek dan departemen fungsional. 4. Organisasi Proyek Virtual
Organisasi proyek virtual adalah suatu bentuk organisasi proyek yang
merupakan aliansi dari beberapa organisasi dengan tujuan untuk
menghasilkan suatu produk tertentu. Struktur kolaborasi ini terdiri dari
beberapa organisasi lain yang saling bekerjasama dan berada disekelilin
perusahaan inti. Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam susunan
organisasi proyek virtual ini antara lain terjadi pengurangan biaya yang
signifikan, cepat beradaptasi dengan pesatnya perkembangan teknologi
serta adanya peningkatan terhadap fleksibilitas usaha. Sedangkan
beberapa kekurangan yang terdapat dalam organisasi ini yakni proses
koordinasi keprofesionalan dari berbagai organisasi yang berbeda dapat
menjadi hambatan, terdapat potensi terjadinya kehilangan kontrol pada
proyek serta terdapat potensi terjadinya konflik interpersonal.
Jenis-jenis Proyek
Proyek merupakan aktivitas yang bersifat
temporer. Dalam pengerjaannya, selalu ada batasan (time, scope dan
budget) yang mempengaruhi kesuksesan pelaksanaan proyek. Perubahan
terhadap salah satu faktor akan mempengaruhi faktor yang lain. Seluruh
aktivitas yang terdapat pada proyek merupakan sebuah mata rantai yang
dimulai sejak dituangkannya ide, direncanakan, kemudian dilaksanakan,
sampai benar-benar memberikan hasil yang sesuai dengan perencanaannya
semula. Dalam kehidupan sehari-hari, dapat kita lihat berbagai jenis
kegiatan proyek. Jenis-jenis kegiatan proyek tersebut secara garis besar
terkait dengan pengkajian aspek ekonomi, keuangan, permasalahan
lingkungan, desain engineering, marketing, manufaktur, dan lain-lain.
Namun, pada kenyataannya, kita tidak dapat membagi-bagi proyek pada satu
jenis tertentu saja, kerena pada umumnya kegiatan proyek merupakan
kombinasi dari beberapa jenis kegiatan sekaligus. Akan tetapi, jika
ditinjau dari aktivitas yang paling dominan yang dilakukan pada sebuah
proyek, maka kita dapat mengkategorikan proyek sebagai berikut :
1. Proyek Engineering Kontruksi Dalam
kegiatannya, aktivitas yang paling dominan yang dilakukan dalam proyek
ini adalah pengkajian kelayakan, desain engineering, pengadaan dan
konstruksi.
2. Proyek engineering Manufacture Secara
garis besar, kegitan proyek ini meliputi seluruh kegitan yang bersifat
untuk menghasilkan produk baru.
3. Proyek Pelayanan Manajemen Dalam
pengerjaannya, aktivitas utama dalam proyek ini adalah merancang system
informasi manajemen, merancang program efisiensi dan penghematan,
diversifikasi, penggabungan dan pengambilalihan, memberikan bantuan
emergency untuk daerah yang terkena musibag, merancang strategi untuk
mengurangi kriminalitas dan penggunaan obat-obat terlarang dan
lain-lain.
4. Proyek Penelitian dan Pengembangan.
Adapun aktivitas utama yang dilakukan dalam pelaksanaan proyek ini
meliputi melakukan penelitian dan pengembangan suatu produk tertentu.
5. Proyek Kapital Secara umum, kegiatan
yang dilakukan dalam proyek ini biasanya digunakan oleh sebuah badan
usaha atau pemerintah, misalnya pembebasan tanah, penyiapan lahan dan
pembelian material. Berdasarkan penjelasan di atas dapat juga ditarik
suatu kesimpulan yaitu bahwa dalam suatu jenis proyek yang memiliki
beberapa aktivitas sekaligus, maka pembagiannya merupakan kombinasi.
Proyek pembuatan sumur minyak dan gas,
jika ditinjau dari segi pembangunannya dapat dikategorikan sebagai
proyek engineering konstruksi. Namun, dari seluruh tahapan dan biaya
yang dibutuhkan pada pelaksanaannya dapat dikategorikan sebagai proyek
capital. 6. Yang kami butuhkan ada 7 tapi yang ada kok 5
Referensi
- *The Definitive Guide to Project Management. Nokes, Sebastian. 2nd Ed.n. London (Financial Times / Prentice Hall): 2007. ISBN 978 0 273 71097 4
- Paul C. Dinsmore et al (2005) The right projects done right! John Wiley and Sons, 2005. ISBN 0-7879-7113-8. p.35 and further.
- Lewis R. Ireland (2006) Project Management. McGraw-Hill Professional, 2006. ISBN 0-07-147160-X. p.110.
- “Definition of project management”. http://www.cbu.edu/~lschmitt/I351/glossary.htm. Diakses pada 24 Juli 2007.
- David I. Cleland, Roland Gareis (2006). Global project management handbook. “Chapter 1: “The evolution of project management”. McGraw-Hill Professional, 2006. ISBN 0-07-146045-4
- Dennis Lock (2007) Project management (9e ed.) Gower Publishing, Ltd., 2007. ISBN 0-566-08772-3
- Martin Stevens (2002). Project Management Pathways. Association for Project Management. APM Publishing Limited, 2002 ISBN 1-903494-01-X p.xxii
- Morgen Witzel (2003). Fifty key figures in management. Routledge, 2003. ISBN 0-415-36977-0. p. 96-101.
- David I. Cleland, Roland Gareis (2006). Global project management handbook. McGraw-Hill Professional, 2006. ISBN 0-07-146045-4. p.1-4 states: “It was in the 1950s when project management was formally recognized as a distinct contribution arising from the management discipline.“
